Før du opsætter dine smart views, er det essentielt at forstår, hvordan de virker.
En samtale "bor" altid i en indbakke, men afhængig af hvilke regler du sætter op for de enkelte samtaler, kan de blive vist i et smart view.
Smart views er dermed ikke undermapper, men regelbaserede grupperinger af samtaler, som bruges til at sortere og prioritere dine samtaler ud fra tags eller mailadresser. De er med til at give dig et overblik over indkommende samtaler, som er inddelt efter jeres arbejdsgange.
Eksempler på smart views er Ordre, Retur og Fragt, som bruges til at danne sig et hurtigt overblik over, hvordan samtalerne fordeler sig efter givne tags/emner eller mailadresser i indbakkerne.
Du som nævnt ovenfor opsætte dine smart views efter forskellige parametre, men de mest brugte er efter tags eller mailadresser.
Smart views efter mailadresse
Smart views opsat efter mailadresser ser vi ofte, hvis der er behov for at prioritere bestemte afsendere, eller afsender er fra et fragt firma, DAO, PostNord eller andre, hvor der er behov for at have alle samtaler samlet et sted.
Smart views efter tags
Smart views opsat til at trigge på et tag ser vi ofte brugt ved ordrebekræftelser, annulleringer, retur, reklamationer mm. Her opsætter du smart views til at trigge på et oprettet tag.
Når du har opsat mappen til at trigge på et tag kan smart views aktiveres på to måder:
1. Du skal manuelt tagge samtalen, som skal vises i en given smart view
2. Du kan opsætte on regel til at auto-tagge en samtale, hvis den overholder nogle nogle betingelser, når den kommer ind i systemet. Dermed bliver samtalen automatisk vist i smart view, når den lander i indbakken - på samme måde som ved en mailadresse.
Se guide til auto-tagging her.